プライバシーポリシー

弊社は、顧客のプライバシーないしその個人情報の取扱いについて、極めて重要な問題であると考えています。そこで、個人情報の取扱いについて次のような基準を定め、個人情報の保護に関し万全を期しています。

【個人情報保護方針】

当社は、ITシステムのソリューション企業として、保守、ネットワーク構築等、当社業務に関わる全ての個人情報に適切な管理と運用を実施し、その保護に努めます。

【指針】

1. 個人情報の取得

個人情報は、適法かつ公正な手段によって取得します。

2. 個人情報の利用

収集した個人情報は、その目的のみに利用するものとし、目的外への使用は行わないこと及びそのための措置を講じます。
なお、個人情報を共同開発に利用したり個人情報の取扱いを外部委託する場合には、当該共同利用者および外部委託先について厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持するための適正な管理を行います。

3. 個人情報の第三者提供

法令に定める場合を除き、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。
当社が第三者に提供を行う個人情報については、本人が第三者提供の停止を求める権利を有していることを確認し、この要求がある場合には速やかに対応します。

4. 個人情報の管理

個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理する為、マネジメントシステムを構築します。
また、個人情報への不正侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などを防止するため、適正かつ合理的なレベルの安全策を講じるとともに、問題発生時には速やかに是正措置を講じます。

5. 個人情報の取扱い

個人情報の開示、訂正、利用停止、消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には、必要な範囲内で速やかに対応します。

6. 法令の遵守

確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他規範を遵守します。

7. 組織、体制

個人情報保護管理者を任命し、必要かつ適切な安全管理惜置を講じ、適正な管理を実施します。
当社は役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。

8. 個人情報保護マネジメントシステムの整備・改善

個人情報の適正な保護・管理を実現するため、本指針をはじめとする個人情報保護に関する社内規程類を整備し、これを従業者に周知させて実施、維持するとともに、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善いたします。

9.個人情報相談窓口

お客様からの個人情報に関するお問い合わせや苦情に応対する、「個人情報相談窓口」を設置し、適切かつ誠実、迅速に対応します。

個人情報保護に関する相談窓口及び開示請求等受付窓口

〒335-0013 埼玉県戸田市喜沢1-28-15
光和ネットサービス株式会社
相談窓口責任者
技術部 マネージャー 前原 竜也
電話: 048−446−7780
E-Mail: info@kowa-ns.co.jp

平成25年8月1日制定
平成26年10月16日改定
光和ネットサービス株式会社
代表取締役 北中 之二

【個人情報の取扱いについて】

取り扱う個人情報について、当社の個人情報保護方針に従い、細心の注意をもってお取り扱いいたします。

1.お取り扱う個人情報

当社は、以下の個人情報をお取り扱いいたします。
以下の項目(1)、(4)、(5)の個人情報が開示対象の個人情報となります。

(1) Web、メール、FAX、ハガキなどで、当社にお客様自ら連絡いただいた方の個人情報
(2) お客様より受託したシステムの顧客・支払先の個人情報
(3) 書面以外で取得した工事関係等に係わる個人情報
(4) 従業員の個人情報
(5) 取引先の個人情報

2.個人情報の利用目的

当社は、収集した個人情報を以下の範囲内での利用に留めます。

(1) 新商品、新サービスなどをご案内するため
(2) お客様より受託したシステムの開発業務及びサポート業務のため
(3) 受託工事の手配、報告のため
(4) 人事・給与等、会社の業務運営に関する作業のため
(5) 新規・継続業務案件の連絡・報告、会社活動状況等の案内のため
(6) お問い合わせに対する回答を行うため

3.個人情報の提供の拒否

当社が保有している個人情報について、情報主体から自己の情報についての利用、第三者への提供を拒まれた場合、本人確認の後、これに応じます。但し、法令の規定及び、国の機関等が法令の定める事務業務行使のために必要な場合、この限りではありません。

4.個人情報の目的外利用について

以下の場合を除き、原則として目的外利用はいたしません。

① 本人の同意がある場合
② 法令に基づく場合
③ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
④ 公衆衛生の向上等に特に必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
⑤ 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.登録情報の開示、訂正、削除

当社は、お客様の個人情報をできるだけ正確かつ最新の内容で管理します。お客様本人からお申し出があった場合は、その登録情報の開示を行います。開示対象は「1.お取り扱う個人情報」をご参照ください。
また、内容が正確でないなどのお申し出があったときは、その内容を確認し必要に応じて登録情報の追加、変更、訂正または削除等を行います。

6.個人情報の提供に関する任意性

お客さまの個人情報の当社への提供は、任意でございますが、個人情報をご提供いただけない場合は、お問い合わせにご回答できない場合がありますのでご了承ください。

個人情報保護に関する相談窓口及び開示請求受付窓口

〒335-0013 埼玉県戸田市喜沢1-28-15
光和ネットサービス株式会社
個人情報保護管理者
技術部 マネージャー 前原 竜也
電話: 048−446−7780
E-Mail: info@kowa-ns.co.jp

【個人情報の開示などのお申し込みについて】

お客様の個人情報について開示および利用目的の通知、訂正を請求される場合は、以下の事項についてご承諾のうえ、お申し込みください。
なお、当社が収集した開示対象個人情報の利用目的、請求窓口、取り扱いに関する苦情の申し出先(相談窓口)等については 【個人情報の取扱いについて】の項をご覧ください。

1.請求者・・・開示などの請求は当社が保有している個人情報で特定できる本人(以降「本人」といいます)
または代理人(本人から委任された方、または親権者などの法定代理人)に限ります。

2.開示を請求される場合は『開示請求書[PDF]』、
利用目的の通知を請求される場合は『利用目的通知請求書[PDF]』、
訂正・追加・削除を請求される場合は『訂正等請求書[PDF]』、
利用停止・消去・第三者への提供の停止を請求される場合は『利用停止等請求書[PDF]』、
に必要事項を記入のうえ、光和ネットサービス株式会社個人情報問い合わせ窓口宛て郵送でお願いします。
(PDFを入手できない場合は、当社から申請様式を郵送いたします)。

●本人および代理人の確認について

個人情報の開示などを請求される場合は、以下に記す、本人が確認できる(氏名、住所、生年月日)ものを同時に郵送願います。

(1)請求者が本人の場合

(A)以下、いずれかの1点

  • 運転免許証の写し
  • 旅券(パスポート)の写し
  • 各種健康保険の写し
  • 各種年金手帳の写し
  • 住民基本台帳カードの写し
  • 外国人登録証明書の写し
  • 障害者手帳の写し
  • 印鑑登録証明書
    (作成日より3ヶ月以内のもの。余白に当該印鑑により捺印)

または

(B)以下、(ア)(イ)からそれぞれ1点(合計2点)

(ア)
① 戸籍謄本または抄本(作成日より3ヶ月以内のも)
② 住民票(作成日より3ヶ月以内のもの)
(イ)
① 公共料金請求書の写し
② 学生証または生徒手帳の写し

(2)請求者が代理人の場合

以下の3点すべて
① 本人の(1)の(A)または(B)の確認書類
② 代理人の(1)の(A)または(B)の確認書類
③ 本人による委任状(本人の捺印と印鑑登録証明書)
代理人が親権者など法定代理人の場合は、本人との関係がわかる戸籍謄本または抄本
委任状のサンプル[PDF]

●開示、利用目的の通知および訂正等について

本人の確認書類により本人の確認ができましたら、郵送にて開示・利用目的の通知を行います。
開示、通知、訂正等の結果は請求を受けてから、約2週間以内とします。

●その他

1.請求書および本人確認書類は当社で適切に管理します。
2.請求書や本人確認書類の確認のために、当社から本人または代理人に電話等で連絡する場合があります。

※各種様式の郵送費用及び
「開示対象個人情報利用目的通知請求書」
「開示対象個人情報開示請求書」
の開示費用(手数料)実費相当の負担をお願いすることがあります。